1. Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 1990 z późn. zm.)
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Budownictwa w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów oraz wymagań dla tablic rejestracyjnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2355 z późn. zm.)

1. Wypełniony wniosek,
2. Pełnomocnictwo – w przypadku działania przez przedstawiciela dla osoby załatwiającej sprawę (za wyjątkiem reprezentowania osoby prawnej przez swoje uprawnione organy lub prokurenta),
3. Dowód rejestracyjny (jeżeli zaświadczenie dotyczy danych zawartych w karcie pojazdu),
4. Karta pojazdu, jeżeli była wydana (jeżeli zaświadczenie dotyczy danych zawartych w dowodzie rejestracyjnym),
5. Stosowne oświadczenie pod odpowiedzialnością karną za składanie fałszywych zeznań,
6. Dowód wpłaty opłaty skarbowej.

Do wglądu:
1. dowód tożsamości

Opłata skarbowa w wysokości 17 zł wpłacana na rachunek Urzędu Miasta Chełm.
Ponadto w przypadkach, w których zachodzi konieczność złożenia pełnomocnictwa, należy dołączyć do niego opłatę skarbową w wysokości 17 zł (wyjątek – jeżeli pełnomocnictwo udzielane jest małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu) wpłacaną na rachunek Urzędu Miasta Chełm.

Po złożeniu wniosku zaświadczenie jest wydawane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni.